Nowa jakość procesów biznesowych

Bariery rozwoju

Martini „wstrząśnięte" kojarzy się niemal każdemu z Jamesem Bondem, Bacardi to gorące karaibskie rytmy i kultowe drinki takie jak Cuba Libre i Mojito. Bacardi Martini Polska jest częścią ogólnoświatowej sieci produkcyjnej, handlowej i marketingowej Grupy Bacardi. Grupa wykorzystuje oprogramowanie ORACLE jako globalny system raportowania  dodatkowo w niektórych krajach wdrożony został SAP jako szeroko rozumiany system wsparcia dla lokalnych firm (ERP - Enterprise Resource Planning).

Budżetowanie roczne na poziomie globalnym odbywa się w ORACLE. Lokalnie natomiast budżety przygotowywane są innymi narzędziami, zależnie od wielkości konkretnej firmy. W Polsce, początkowo posługiwano się 1-2 skoroszytami w Excelu, w miarę wzrostu wymagań ze strony Grupy zwiększyła się ich ilość, stopień skomplikowania i wzajemne powiązania pomiędzy arkuszami. Do tego zaczęły dochodzić wersje Grupowe, lokalne, walutowe itp. Powodowało to wydłużenie czasu przygotowania budżetów, a co ważniejsze praktycznie uniemożliwiało włączenie kolejnych działów i ich pracowników do  wspólnego procesu opracowywania budżetu.

Dlatego decyzja o wdrożeniu usystematyzowanego i zhierarchizowanego narzędzia do budżetowania, które pewne funkcjonalności ma już w sobie (różne okresy rozliczeniowe, waluty, itp.) została podjęta bardzo szybko. Poprzedziła ją oczywiście analiza oferty rynkowej - duże znaczenie miał wskaźnik funkcjonalność/cena oraz możliwość integracji z wykorzystywanymi w firmie systemami SAP i ORACLE.

Potrzeby biznesowe

Planowanie sprzedaży w firmie odbywa się w podziale na poszczególne marki (brand), a te z kolei w podziale na smaki (flavour) czyli np. Martini Bianco, Martini Rosato, Martini Dry, Martini Rosso. Specyficzną miarą ilościową w tej branży jest karton 9-litrowy (9LC).

Polska centrala firmy znajduje się w Warszawie, a magazyn - na południu Polski - stamtąd towar trafia do kilkudziesięciu lokalnych dystrybutorów, a od nich do sprzedawców detalicznych, firma sprzedaje również swoje produkty do sieci super i hipermarketów.

Istotnym elementem biznesu firmy są rozliczenia wielowalutowe. Prowadzone są one równolegle w złotówkach, tzw. dolarach bieżących (aktualny kurs bankowy) i dolarach budżetowych mających stały kurs przez cały rok. Dolary budżetowe służą również do wstecznych przeliczeń wykonywanych dla porównania efektywność w różnych okresach co przy dużych zmiennościach kursów ma bardzo duże znaczenie. Z racji silnego umocnienia złotego porównywanie wyników w dolarach bieżących i dolarach „budżetowych" mogłoby prowadzić do błędnych wniosków. Kolejnym wyróżnikiem rozliczeń finansowych są różne okresy rozliczeniowe. W firmie obowiązuje rok finansowy tj od 1 kwietnia do 31 marca. Planowanie odbywa się niejako 2-etapowo najpierw na szczeblu menedżerskim całorocznie, później dane rozbijane są na poszczególne miesiące.