Budżetowanie

Organizacje potrzebują umiejętności zarządzania skomplikowanymi funkcjami finansowymi. Można do nich zaliczyć m.in. konsolidację, określanie kosztów zadań, alokacje czy zarządzanie walutami. PROPHIX umożliwia łatwą obsługę wielu zmiennych związanych z przeprowadzaniem takich złożonych analiz finansowych.

Przejmij kontrolę nad zaawansowanymi obliczeniami

PROPHIX umożliwia wykonywanie takich obliczeń w środowisku kontrolowanym. PROPHIX zapewnia bezpieczeństwo dzięki personalizowanym zabezpieczeniom sprawiającym, że do danych i obliczeń mają dostęp wyłącznie uprawnieni użytkownicy. Utrzymywanie bezpieczeństwa kluczowych danych ma zasadnicze znaczenia dla zapewnienia właściwej współpracy.

Elastyczność budżetowania PROPHIX

Wielu finansistów chce zobaczyć stan firmy z właściwej, szerokiej perspektywy, dzięki elastyczności, jaką zapewnia możliwość oceniania i poznawania skutków rozmaitych czynników. PROPHIX umożliwia łatwe przeglądanie budżetów z poprzednich lat, dodawanie/usuwanie kont czy modyfikowanie założeń budżetowych. Z uwagi na brak elastyczności arkuszy kalkulacyjnych, wgląd w dane i świadomość ich znaczenia są bardzo ograniczone. W przeciwieństwie do arkuszy kalkulacyjnych, PROPHIX umożliwia przeprowadzanie szczegółowych analiz pozwalających dowiedzieć się, skąd wzięły się dane.

Precyzja budżetowania PROPHIX

Zapewnienie integralności i precyzji danych to typowe problemy, z którymi mają do czynienia użytkownicy arkuszy kalkulacyjnych. Niezależnie od tego, ile czasu poświęca się na tworzenie dokładnych modeli budżetowania, arkusze kalkulacyjne pozostają podatne na ludzkie błędy. Dość łatwo jest przez pomyłkę usunąć jakieś przeliczenie, powodując dalsze lawinowe błędy obliczeniowe. PROPHIX przezwycięża ograniczenia arkuszy kalkulacyjnych, dokładnie odzwierciedlając zachodzące w czasie rzeczywistym zmiany. PROPHIX pozwala na zarządzanie procesem budżetowania, dając pewność, iż pomimo zmian lub konsolidacji dwa i dwa będzie się zawsze równać cztery.

Kontroluj budżet dzięki PROPHIX

Kontrola danych i procesów biznesowych w arkuszach kalkulacyjnych jest zwykle niewystarczająca, o ile w ogóle możliwa. Gdy dane wprowadzane są przez wielu pracowników, zarządzanie całym procesem budżetowania staje się trudne. Użytkownikom zaczyna brakować poczucia panowania nad danymi, a w rezultacie przestają im ufać — finansiści zaś zaczynają poświęcać zbyt dużo cennego czasu na usuwanie nieścisłości i błędnych danych. PROPHIX pozwala pozbyć się takich problemów, zapewniając organizacjom namacalną przewagę konkurencyjną związaną ze skutecznym budżetowaniem oraz optymalizacją wykorzystania zasobów. Dzięki kompleksowej prezentacji danych finansowych użytkownicy są w stanie podejmować lepsze decyzje oparte na bardziej trafnych przesłankach — są w stanie dowiedzieć się, jaki dokładnie jest prawdziwy koszt oferowanych produktów i usług. Dzięki PROPHIX proces budżetowania staje się wydajniejszy, więcej czasu można poświęcać na analizy, praca zespołowa zostaje usprawniona, a użytkownicy mają większe poczucie panowania nad danymi (czują się ich „właścicielami”).

Kluczowe korzyści związane z budżetowaniem PROPHIX:

• Wiele wersji budżetowania lub planowania – PROPHIX umożliwia kontrolę wersji. Dzięki temu użytkownicy mogą zarządzać zróżnicowanymi scenariuszami oraz budżetami na wielu poziomach organizacyjnych. Nigdy nie musisz się martwić o to, że utracisz informacje w trakcie modyfikowania budżetu, ponieważ zawsze możesz zapoznać się z jego starszymi wersjami.
• Definiowane przez użytkowników szablony wpisywania danych – Dostosowuj swój interfejs użytkownika do indywidualnych potrzeb. PROPHIX zapewnia interfejsy standardowe lub umożliwia na dostosowywanie ich do potrzeb poszczególnych użytkowników. PROPHIX oferuje znany wielu osobom interfejs w stylu MS Excel.
• Tworzenie wykresów w trakcie procesu wprowadzania danych - PROPHIX umożliwia umieszczanie w budżetach użytkowników charakteryzujących się bogatą szatą graficzną, szczegółowych wykresów. Szybko wizualizuj swoje dane, aby przekazywać komunikaty i informować o trendach!
• Wieloletnia analiza odchyleń w postaci zestawień – Przeglądaj bieżące dane, zestawiając je z danymi z lat poprzednich. Zamiast sortować wiele arkuszy kalkulacyjnych, możesz w jednej chwili przeglądać kluczowe odchylenia. Dzięki temu użytkownicy mogą bezzwłocznie wykonywać szybkie analizy danych i poznawać kluczowe wskaźniki przedsiębiorstwa.
• Przechowywanie danych bieżących i historycznych - PROPHIX umożliwia przechowywanie w systemie wszystkich danych historycznych. Dzięki temu użytkownicy mogą uzyskiwać błyskawiczny dostęp do historycznych danych zamiast czekać na raporty czy przeglądać stare pliki — wymagane informacje są dostępne natychmiast.
• Obsługa wielu walut – Struktura wielu organizacji odzwierciedla działalność prowadzoną na całym świecie. W rezultacie muszą one radzić sobie ze skutkami stosowania różnych walut w poszczególnych oddziałach. PROPHIX umożliwia zarządzanie prognozami kursów walut i analizowanie ich wpływu na plany przedsiębiorstwa. Dzięki temu firmy mogą tworzyć strategie hedgingowe mające na celu eliminowanie skutków niekorzystnych wahań kursowych.
• Automatyzacja procesów biznesowych (workflow) – Cały proces oparty jest na automatyzacji procesów biznesowych, dzięki czemu zyskujesz możliwość zarządzania wszystkimi procedurami budżetowania. Dzięki zintegrowanym funkcjom zarządzania procesami biznesowymi PROPHIX szybko zrozumiesz proces zatwierdzeń i odpowiednio nim pokierujesz. Upewnij się, że właściwe informacje dotrą na czas do właściwych osób!
• Zarządzanie wieloma grupami interesów - PROPHIX umożliwia współpracę z wszystkimi grupami interesów w trakcie procesu budżetowania. Każda grupa interesów może mieć inne wymagania — niektóre tworzą budżet, a niektóre tylko otrzymują jego ostateczną wersję. PROPHIX stanowi odpowiedź na zmieniające się potrzeby Twojej organizacji, pomagając Ci usprawnić współpracę.
• Zarządzanie scenariuszowe – Tworząc budżet, organizacje muszą uwzględniać w planach wiele scenariuszy. Zarządzanie scenariuszami PROPHIX jest integralnym elementem tego procesu. Możesz w jednej chwili przeglądać i porównywać wiele widoków budżetu opartych na zróżnicowanych scenariuszach operacyjnych.
• Notatki, komentarze oraz listy informacji dodatkowych – Możesz z łatwością przeglądać szczegółowe informacje i zamieszczać komentarze dotyczące modyfikacji procesu budżetowania. PROPHIX umożliwia wprowadzanie kluczowych notatek, dzięki którym możesz skutecznie informować współpracowników o wprowadzanych zmianach i ich przyczynach.
• Śledzenie audytowe - PROPHIX tworzy szczegółową ścieżkę audytową procesu budżetowania. Dowiesz się, kto i kiedy wprowadzał zmiany! Takie podejście zapewnia spójność i precyzję na wszystkich etapach procesu, umożliwiając audytorom jego weryfikowanie i zatwierdzanie.
• Dystrybucja e-maili – Po zakończeniu projektu budżetu lub budżetu ostatecznego można go automatycznie przesłać do wszystkich zainteresowanych. Dzięki temu wyeliminowane zostają zbędne etapy procesu, a Ty masz pewność, że wszystkie strony otrzymają właściwe informacje.

Budżetowanie odgórne (top down) i oddolne (bottom up)

PROPHIX uwzględnia to, że każda organizacja inaczej podchodzi do budżetowania. PROPHIX umożliwia wykonywanie budżetowania zarówno odgórnego, jak i oddolnego. Budżetowanie odgórne/oddolne umożliwia opracowywanie budżetu począwszy od najwyższego/najniższego w hierarchii działu lub centrum kosztów i przechodzenie w kierunku przeciwległego końca. Jego celem jest zaangażowanie w proces dużej liczby użytkowników.
Skuteczność budżetowania odgórnego/oddolnego w znacznym stopniu zależy od współpracy. PROPHIX ułatwia wykonywanie tego rodzaju budżetowania — użytkownicy mają możliwość współpracowania nad wspólnym projektem, a jednocześnie pozwala się im na indywidualne przekazywanie swoich części budżetu. Dzięki temu wiele osób może pracować nad budżetem jednocześnie, a budżetowanie naprawdę staje się procesem opartym na współpracy.

Śledzenie audytowe

Zawsze gdy w budżecie wprowadzane są zmiany, wymagane jest zatwierdzenie — po udzieleniu zatwierdzenia właściwe pozycje są dodawane do budżetu.
Zarządzanie wersjami i śledzenie wersji:
PROPHIX umożliwia skuteczne zarządzanie zmianami w budżecie. Rozpowszechniaj budżet wśród kluczowych osób i zarządzaj najważniejszymi wprowadzanymi zmianami — dzięki temu zyskasz kontrolę nad całym procesem.

Zarządzanie scenariuszowe

PROPHIX umożliwia zarządzanie scenariuszami. Dzięki wielu scenariuszom zyskujesz możliwość tworzenia wariantów budżetu i dowiadujesz się, jaki wpływ na przedsiębiorstwo będzie mieć każdy z nich. Inaczej niż w przypadku arkuszy kalkulacyjnych nie musisz się obawiać utraty danych i informacji po każdorazowym stworzeniu nowego scenariusza. Użytkownicy mogą łatwo przeglądać takie zróżnicowane scenariusza, wprowadzać niezbędne zmiany i decydować, który scenariusz stanie się ostatecznym budżetem.
PROPHIX umożliwia łatwe modelowanie zróżnicowanych scenariuszy:
Dowiedz się, jakie skutki będą mieć poszczególne warianty. Zdecyduj, jaka strategia będzie najlepsza dla Twojej firmy.

Budżetowanie o podstawie zerowej

Budżetowanie o podstawie zerowej to system, w którym wydatki lub koszty poniesione w poprzednim roku nie są uwzględniane w trakcie ustalania przyszłych wydatków lub poziomów budżetowych. Każda kategoria wydatków jest rozpoczynana od zera. Wszystkie poziomy kosztów i wydatków w obrębie budżetu muszą zostać uzasadnione (lub ponownie uzasadnione) jako niezbędne — stąd „podstawa zerowa”. PROPHIX zdecydowanie ułatwia te procedury dzięki swojej funkcji automatyzacji procesów biznesowych. Zawsze gdy w budżecie wprowadzane są zmiany, wymagane jest zatwierdzenie — po udzieleniu zatwierdzenia właściwe pozycje są dodawane do budżetu.