IT.integro – 3 dniowe wdrożenie systemu BI – TARGIT

Ekspresowe, 3 dniowe, samodzielne wdrożenie duńskiego systemu klasy Business Intelligence (BI) TARGIT przyniosło firmie IT.integro trzy podstawowe korzyści: dało szybki i precyzyjny wgląd w rentowność poszczególnych projektów, dało czas na kreatywne myślenie , który wykorzystywany był dotychczas przez menedżerów na gromadzenie i obróbkę danych oraz pozwolił zdobyć specjalistom z IT.integro doświadczenie we wdrażaniu tego systemu . Inwestycja zwróciła się w niespełna 2 miesiące.



„Od ponad 12 lat uczymy naszych klientów jak dzięki systemom klasy ERP – Microsoft Dynamics NAV – kontrolować na co dzień tzw. standing firmy i efektywność działania. Sami też korzystamy z tego systemu i wydało się nam, że już nam więcej nic nie potrzeba…”  – mówi Piotr Śledź, prezes IT.integro.  „Jednak implementując u siebie system analityczny TARGIT przekonaliśmy się, że może być znacznie lepiej i sprawniej. Teraz, nie tylko jestem automatycznie ostrzegany o przekroczeniu wartości parametrów granicznych np. dla rentowności poszczególnych projektów ale mogę błyskawicznie zrobić analizę przyczyn i scenariuszy rozwiązania problemu – wszystko samodzielnie, na aktualnych danych z kostki OLAP. Wiem, że inwestycja nie tylko zwróciła się nam już po trzech miesiącach, ale i przynosi nam dodatkowe zyski - włączyliśmy TARGIT do oferty i implementujemy u naszych Klientów.”

Na początku były wdrożenia
IT.integro istnieje od roku 1991. Od 1997 roku  firma zajmuje się wdrożeniami – szeroko rozumianych - systemów wspomagających codzienne działanie przedsiębiorstw oraz ułatwiających zarządzanie nimi. Są to głównie systemy klasy ERP (Enterprise Resource Planning) - wspomagające m.in. księgowość, finanse, magazyny, sprzedaż  i produkcję, systemy CRM (Customer Relationship Management) – wspomagające m.in. sprzedaż, marketing i wszelkie kontakty biznesowe, systemy klasy DMS (Document Management Systems) usprawniające i automatyzujące obieg dokumentów w firmie oraz systemy klasy Business Intelligence (BI) – ułatwiające analizowanie działalności, controlling i budżetowanie, a co najważniejsze – wspomagające podejmowanie decyzji.

Doradztwo i synergia
Początkowo podstawową działalnością firmy były wdrożenia różnych systemów w firmach z różnych branż i różnej wielkości. Bardzo szybko okazało się, że największą wartością firmy jest umiejętność doradzania klientom w organizacji ich procesów biznesowych. Przy okazji każdego wdrożenia systemu ERP, CRM, DMS czy BI konieczne jest krytyczne spojrzenie na procesy i procedury biznesowe zachodzące u Klienta. Informatyzacja procesów biznesowych to doskonała okazja do ich przedefiniowania czy tylko usprawnienia – doświadczenie IT.integro pokazuje, że jeśli klient skorzystał z analiz i porad specjalistów z firmy i zmienił swoje procedury biznesowe – to uzyskane efekty są najlepszym dowodem na przysłowiową synergię – czyli połączenie możliwości samych systemów z procedurami biznesowymi i co ważniejsze, z wykorzystaniem potencjału i umiejętności pracowników firmy.

Biznesowe wyzwania
Pomoc w usprawnieniu biznesu każdego z Klientów jest zawsze wyzwaniem dla specjalistów IT.integro. Wymaga dogłębnego zrozumienia nie tylko artykułowanych przez Klienta potrzeb ale zrozumienia istoty jego biznesu – tak by zaproponować najlepsze rozwiązanie pod względem funkcjonalności jak i kosztów oraz  technicznych możliwości wdrożenia.
Z drugiej strony, zarządzanie działaniem IT.integro to także poligon stałych zmian i usprawnień w monitorowaniu prowadzonych projektów oraz kontaktów z obecnymi czy potencjalnymi klientami. Najważniejsze zadania to:
•    monitorowanie postępu poszczególnych projektów (wdrożeń)
•    monitorowanie dostępności ekspertów
•    badanie efektywności pracy ekspertów
•    monitorowanie pracochłonności i rentowności poszczególnych działań, projektów, itp.
•    optymalizacja kosztów transportu i logistyki (krajowej i międzynarodowej)
•    kontrolowanie i unifikacja działań prowadzonych poza granicami kraju (Unia Europejska)

IT.integro ma ponad 150 klientów, z którymi utrzymuje stałe kontakty – o różnej intensywności oczywiście – zależnej o aktualnych potrzeb. Są to firmy w których systemy działają od lat – kontakt z klientem to pomoc jest na zasadzie okresowych konsultacji i audytów działania systemu. Część to firmy w których prowadzone są właśnie usprawnienia systemów, aktualizacje itp. Reszta, to duże wdrożenia w toku – jest ich przeciętnie 20, prowadzonych równolegle. Osobną grupę – nie wliczoną w podaną liczbę – to potencjalni nowi klienci, z którymi prowadzone są wstępne rozmowy, prezentacje i audyty lub negocjacje dotyczące konkretów projektu.
Firma dysponuje ponad 50 specjalistami z różnych dziedzin, mających łącznie ponad 180 różnych certyfikatów potwierdzających ich wysokie kwalifikacje. Działalność prowadzona jest w kilku krajach poza Polską – stąd rozliczenia prowadzone są w złotówkach i w euro. Całą księgowość i analizy biznesowe prowadzone są w złotówkach stąd konieczność planowania ryzyka kursowego.  

Dlaczego TARGIT
Specjalnością IT.integro jest usprawnianie i informatyzowanie procesów biznesowych swoich klientów. Od lat firma wdraża systemy klasy ERP – Microsoft Dynamics NAV i doskonale umie przystosować je do najbardziej nawet wyszukanych potrzeb Klientów. System ten używany jest także w IT.integro i wszyscy znają go „na wylot”. Wydawać by się mogło więc, że firma nie potrzebuje już dodatkowych narzędzi – wszystko jest w stanie zrobić we wspomnianym systemie.
„Przekonaliśmy się jednak, że dużo szybciej, łatwiej i efektywniej analizy robi się w specjalizowanym narzędziu jakim jest TARGIT” – mówi  Piotr Śledź. „Szczególnie przydatna jest konsola menedżerska – jednym rzutem oka zauważamy odchylenie najważniejszych dla firmy parametrów, od ustalonego progu. Istotna jest także łatwość agregacji danych – TARGIT operuje na danych z hurtowni danych (na kostkach OLAP), a nie bezpośrednio na danych z systemu transakcyjnego. Takie podejście ma dwie główne zalety – nie rozpraszają nas szczegóły, a poza tym analizy nie spowalniają pracy systemu transakcyjnego będącego systemem nerwowym, codziennego działania firmy.”
Dodatkowo, tworzenie wszystkich nietypowych analiz i raportów jest bardzo proste – wykonać może je może każda osoba znająca tylko zawartość wielowymiarowej kostki OLAP, bez konieczności przejmowania się mechanizmami pozyskiwania i aktualizacji danych z innych systemów w firmie. Do chwili wprowadzenia systemu TARGIT analizy wykonywane były za pomocą arkuszy kalkulacyjnych – a dane do nich w mniej lub bardziej automatyczny sposób pozyskiwane były z systemu MS Dynamics NAV. Teoretycznie sprawdzało się to całkiem nieźle, zawsze jednak były wątpliwości co do aktualności i spójności danych, a w przypadku tworzenia nowych modeli – czy wszystkie zdefiniowane formuły działają prawidłowo.

Trzydniowe, nietypowe wdrożenie
Implementacja systemu TARGIT w IT.Integro trwała zaledwie 3 dni robocze, gdyż realizował ją zespół własnych specjalistów, którzy na co dzień zajmują się implementacją różnych systemów wspomagających zarządzanie. Czas wdrożenia skrócono mniej więcej o połowę, gdyż nie trzeba było wielogodzinnych narad i uzgodnień jak odwzorować w systemie model biznesowy firmy klientem tak naprawdę byli sami wdrożeniowcy. Ich prace audytowali eksperci z Solemis Group – polskiego przedstawiciela producenta systemu – przyznając specjalistom z IT.integro status autoryzowanego partnera wdrożeniowego.


Efekty i korzyści
W pierwszym etapie wdrożenie objęło kierownictwo firmy – zarząd. W drugim kierowników wszystkich projektów i praktycznie osoby decyzyjne we wszystkich działach firmy. Co nie często się zdarza, wszystkie te osoby korzystają z TARGIT-a w sposób aktywny – czyli nie tylko przeglądają standardowe raporty i analizy ale sami wykonują dodatkowe analizy i tworzą potrzebne im raporty.
Najważniejsze korzyści z wdrożenia systemu TARGIT w IT.integro można wypunktować:
•    natychmiastowe ostrzegania zarządy o niepokojących odchyleniach kluczowych dla firmy wskaźników nie tylko finansowych – dzięki konsoli menedżerskiej
•    delegowanie uprawnień do podejmowania - nawet bardzo poważnych finansowo - decyzji menedżerom niższego niż poprzednio szczebla – dzięki systemowi mają bezpośredni dostęp do informacji, pozwalających na bezpieczne podejmowanie, nawet dość ryzykownych decyzji
•    możliwość precyzyjnej kontroli efektywności poszczególnych projektów i ich etapów
•    optymalizacja dysponowania zasobami eksperckimi – w czasie i miejscu
•    aktywizacja „analitycznego myślenia” całej kadry kierowniczej
„Najważniejszym efektem implementacji systemu jest nasze wewnętrzne przekonanie, że system  TARGIT jest zdecydowanym usprawnienie przepływu informacji w firmie oraz wygospodarowaniem czasu na naprawdę kreatywna pracę – analizowanie wyników, badanie scenariuszy i podejmowanie decyzji, a nie na wprowadzanie, przenoszenie obróbkę i kontrolę danych” – mówi Piotr Śledź.