Wdrożenie systemu Business Intelligence w John Deere Polska

Polski oddział Deere&Company, działającego w ponad 130 krajach świata, amerykańskiego producenta maszyn rolniczych wdrożył system klasy Business Intelligence. System ten umożliwia menedżerom łatwą i szybką wielowymiarową analizę danych dotyczących m.in. wahań sprzedaży maszyn rolniczych, uzyskiwanych marż, po uwzględnieniu wszystkich kosztów oraz analizę zapotrzebowania na części zamienne i usługi serwisowe.

„Dzięki systemowi Business Intelligence oszczędzamy czas oraz mamy stały dostęp do generowanych na bieżąco najistotniejszych wskaźników biznesowych naszej firmy" - mówi Mirosław Leszczyński, prezes John Deree Polska. „Zawsze aktualne i na czas raporty, analizy danych, pozwalają na szybsze podejmowanie trafnych decyzji zwiększających efektywność działania firmy i zadowolenie klientów".

System dostarczyła i zaimplementowała gdyńska firma Solemis Group, dostawca nowoczesnych rozwiązań wspomagających zarządzanie, wyłączny dystrybutor systemu TARGIT w Polsce.

John Deere w Polsce i na świecie

John Deere jest producentem nowoczesnych maszyn rolniczych, budowlanych, leśnych oraz do zagospodarowywania terenów zielonych. Polski oddział John Deere Polska powstał w 2004 r. dla wzmocnienia wieloletnich działań na polskim rynku oraz jako potwierdzenie znaczenia polskiego rynku dla korporacji. Polski oddział koordynuje całą sprzedaż, serwis, sprzedaż oryginalnych części zamiennych, marketing oraz finansowanie związane z produktami marki John Deere w Polsce. Firma współpracuje z 19 dealerami będącymi połączeniem punktów sprzedaży, doradztwa i pomocy technicznej oraz serwisu gwarancyjnego i pogwarancyjnego. Siedziba spółki znajduje się w Jelonku k. Poznania. Tam też zlokalizowany jest centralny magazyn oryginalnych części zamiennych.

Wyzwania i potrzeby biznesowe

Jak każda firma handlowo-usługowa, aby sprawnie działać na coraz bardziej konkurencyjnym rynku, John Deere potrzebuje jak najbardziej aktualnych danych o tym co dzieje się w firmie, w tym informacji od handlowców oraz o stanie magazynów. Firma ma jeden magazyn części zmiennych w siedzibie w Jelonku, ale maszyny rozlokowane są u 19 Dealerów w całej Polsce. Dzięki temu są bliżej klienta - ale pozostają pod kontrolą firmy.

Dla zorientowania się w skali informacji gromadzonych w firmie można podać następujące dane:

ok. 80-90 maszyn w bieżącej ofercie,
dziesiątki tysięcy części zamiennych,
19 kontrahentów (dealerów sprzedających maszyny),
ok. 30 partnerów odbierających części zamienne,
ok. 2000 faktur VAT za maszyny rocznie i znacznie więcej za części,
ok. 20 stałych raportów miesięcznie dla centrali i ok. 10 na konkretne życzenia.

John Deere jest firmą działającą globalnie, więc w księgowości występuje tzw. problem wielowalutowości. Oznacza to, że zakupy i sprzedaż są raportowanie do centrali w euro, a faktury VAT partnerom i klientom są wystawiane w złotówkach. W ten sposób również prowadzona jest księgowość w Polsce, w złotówkach też raportują handlowcy.

Dodatkowo w księgowości występuje kilka okresów rozliczeniowych: na potrzeby księgowości stosowany jest kalendarzowy, na potrzeby firmy „matki" różne podziały okresów (zarówno miesięcy, jak i lat) przykładowo rok rozrachunkowy w firmie zaczyna się 1 listopada, a kończy 30 października, a rozliczenia miesięczne zamykane są w ostatnią niedzielę miesiąca.

Dla zapewnienia odpowiedniej rentowności działania firmy przynajmniej raz w miesiącu szczegółowo badana jest marża uzyskiwana na wszystkich sprzedanych maszynach (w euro i w złotówkach) oraz poziom marży dla poszczególnych grupach części zamiennych.

Efekty i korzyści

Z systemu korzysta dziś (tworzy, definiuje raporty i przygotowuje analizy) 6 osób z kierownictwa firmy i działu sprzedaży. Z przygotowanych raportów korzystają natomiast, w różnym zakresie, wszyscy pracownicy sprzedaży. Kolejnym etapem będzie rozbudowa systemu, tak aby w objęła również moduły: magazyn i finanse.

Warto w tym miejscu wskazać na następujące korzyści z wykorzystania systemu Business Intelligence w John Deere Polska:

automatyzacja tworzenia raportów i aktualizacji danych,
system przetwarza dane w nocy, co powoduje, że podczas zapytania raporty generowane są znacznie szybciej,
łatwość drążenia danych (kliknięcie - wybór np. klienta na jednym wykresie powoduje zawężenie wszystkich wyświetlanych równolegle wykresów i zestawień danych do tego jednego klienta),
system może codziennie informować o zbyt niskiej marży na konkretnym produkcie,
każdy z terenowych sprzedawców automatycznie dostaje email z wynikami podległych mu punktów sprzedaży (częstotliwość zgodnie z życzeniem),
dyrektorzy mają aktualne, gotowe raporty na żądanie (nie muszą prosić o przygotowanie raportów),
raporty dostępne są przez internet (po zalogowaniu do systemu), co daje możliwość dotarcia do wciąż aktualizowanych danych z dowolnego miejsca (np. podczas spotkań zarządu w centrali firmy czy u klienta),
system przetwarza dane sam, użytkownik wybiera jedynie odpowiednie wymiary (dane jakie mają pojawić się w raporcie),
przygotowane gotowe formaty wyświetlania danych, wykresów,
osoba dotychczas tworząca raporty i wykresy zajmuje się dziś analizą danych przedstawianych przez system, sygnalizowania rozbieżności od „normy", czyli pracą kreatywną, a nie mechanicznym wprowadzaniem danych,
dostępne dane i analizy pozwalają na zmianę zachowań dealerów (zwłaszcza racjonalizację zakupów części) pozwalają im lepiej przygotować się do sezonu żniwnego,
zwiększenie elastyczności i szybkości przygotowywania raportów dla centrali firmy.

Najistotniejszym efektem implementacji systemu Business Intelligence jest usprawnienie przepływu informacji w firmie - bieżący dostęp do aktualnych informacji będących podstawą podejmowania racjonalnych, szybkich decyzji na różnych stanowiskach" - mówi Mirosław Leszczyński, prezes John Deree Polska. „Zyskaliśmy przede wszystkim czas na myślenie jak lepiej prowadzić nasz biznes".

Pliki do pobrania:

John Deere - Wdrożenie TARGIT w John Deere Polska

Powrót